• עדי שגב

שירותי משרד במיקור חוץ / עוזרת אישית

Updated: Oct 13

אנחנו מדינה טכנולוגית בעולם מתקדם והמונים כבר הבינו ששימוש בטכנולוגיה מביא לחיסכון בכסף! אני חושבת שזה משפט הפתיחה ומשפט המפתח כאחד במאמר שלי.

כבר מעל עשור שחברות וארגונים גדולים משתמשים בשירותי מיקור חוץ בתחומים שונים. נותנים למומחים להתעסק בפעילות המסוימת ומעבר לכך משלמים באופן ממוקד ואפקטיבי.


מזה שירותי משרד? אדמיניסטרציה, ניירת, משימות תפעוליות, ניהול יומן, טיפול בגביה מול חייבים, ניהול עובדי שטח/אחזקה, שיחות עם לקוחות מתעניינים, מעקב אחר סגירת הסכמים, טיפול בדוחות, תשלומים, ביטוחים, רכש, סקרי שוק ועוד.

בקיצור כל משימה שלא כוללת את פעילות הליבה של העסק.

האפשרות להצטרף לשירותי משרד במיקור חוץ פתאום פותחת דלתות ומנגישה גם לעסקים קטנים ובינוניים עוזרת אישית או מנהלת משרד במלוא מובן המילה. מה שפעם היה מקובל אצל בעלי ההון או בעלי חברות גדולות, היום מונגש לכל עסק, הן מבחינת העלויות והן מבחינת הצורך. ייתכן שהרבה עסקים כמהים למזכירה אישית, עוזרת אישית או מנהלת משרד, אך לא יכלו להרשות לעצמם עד היום, מכמה סיבות:

1. להעסיק מנהלת משרד או עוזרת אישית עם ניסיון וכישורים גבוהים תעלה לנו המון כסף בשכר, בין 15,000-25,000 בחודש כולל סוציאליות. ובנוסף, בכל ההוצאות מסביב (משרד נעים, עמדה יפה, קרן השתלמות, מתנות בחגים וימי הולדת ועוד תנאים טובים שישמרו את העובדת לטווח ארוך)

2. אנחנו, בעלי העסקים, לא מיומנים לנהל גיוס נכון ויעיל בעסק שלנו ועלולים ליפול בכך ולגייס מנהלת משרד שלא באמת עונה על דרישות המשרד במקרה הטוב ובמקרה הרע במודע להתפשר על כישורים נמוכים מתוך האמונה שנחסוך עכשיו כסף על שכר ונלמד אותה לעבוד עם הזמן! קרי, הוצאה משמעותית שעלולה לעשות נזק בלתי הפיך לטווח הרחוק.

3. שמעתם על זמן בטלה סמויה idle time? זמן שבו העובד נמצא במשרד פיזית. זה זמן שעולה כסף לבעל העסק אך הוא אינו מקבל שום תמורה עבור הזמן הזה כי העובד נמצא בזמן בטלה. אני לא רוצה שתתרשמו שזה משהו מתוכנן או מכוון שהעובד עושה. העובד עצמו אינו מודע ברוב המקרים, בעיקר לא לנזק הכספי שהוא גורם לבעל העסק. אז למה בכל זאת זה קורה? כי אנחנו מעסיקים עובד במשרה מלאה ולא לוקחים בחשבון שזה לא רובוט אלא בן אדם. אדם מגיע למשרד בבוקר, רוצה קפה, רוצה סיגריה, רוצה שיחת טלפון קצרה עם בן/בת הזוג, אחרי שעה עבודה, רוצה להתאוורר בחוץ – לגיטימי לא? אחר כך ארוחת צהרים, אחר כך הבטן מלאה ונופלת עליו עייפות וכבדות... לאחר שעתיים שוב זמן קפה. התסריט מוכר?

4. עובדים מגיעים לעבודה עם מטענים מהבית ומהחיים האישיים שמשפיעים באופן ישיר על התפוקה בעסק שלך. זה מאלץ אותך להפוך להיות הפסיכולוג שלהם. אני אהיה רגע הכי פרקטית ואומר שבמצב כזה אתה משקיע זמן יקר ומתעסק בשיחות עידוד רגשיות במקום להתעסק בעבודה. נשמעתי לרגע משימתית מידי? זה כי כל שעת עבודה שאתה משלם עבורה ולא מתיימרת להתעסק בעבודה – משילה מהפוטנציאל הטבעי של העסק וזו עובדה, לא אני המצאתי.


עסק, וככל שיהיה חברתי וקהילתי הוא תמיד שואף לרווחיות! מנוגד לכל דעה שנמשיך לשלם כסף רב על ניהול המשרד בעסק וגם בנושא הזה הגיעה הזמן לקדמה, לחדשנות ושינוי משמעותי שיאפשר לנו לקבל את המנהלת משרד או עוזרת אישית שתמיד רצינו בעלות הגיונית ומוצדקת.

מתלבטים? אז הינה לכם כמה מהסיבות החשובות, למה עלי כבעל עסק להבין שמיקור חוץ הוא אפשרי ולגיטימי.

1. אין צורך בהעסקה! תבינו את הדינמיקה פה! אני מקבל שירות מרחוק, במיקור חוץ, מעסק אחר. וזה הופך אותי ממעסיק ללקוח! מזה אומר? אז קודם כל, זה אומר שמחובתו של העסק הנותן שירות במיקור חוץ – לתת לי שירות מצטיין. כי אני משלם כל חודש ואני לקוח וזו האתיקה המקצועית. לא אקבל שירות טוב? אעבור לספק אחר. נכון? זה משנה את כל הדינמיקה שהייתה עד היום בין עובד למעביד שבה בעצם המעסיק "כבול" בתוך מערכת יחסים שאינה מפרה אותו. זו תורה שלמה. אני ממליצה לכל מעסיק להתייעץ באופן מקצועי עם עו"ד מוסמך בתחום דיני עבודה וזכויות העובד.

2. שוב אתמקד בעניין העסקה של העובד. אם אני כבעל עסק לא מעסיק את מנהלת המשרד שלי, זה אומר שאני חוסך הון בעבור תנאים סוציאליים, פנסיה, הבראה, הכשרות לקידום העובד שלי, קורסים מקצועיים, שימור העובד ודאגה לסביבת עבודה. אני חוסך אלמנטים שמחייבים אותי גם על פי חוק וגם מוסרית לקיים בזמן שאני מעסיק עובד.

3. חיסכון בעלויות השכר. ציינתי קודם שממוצע השכר כולל עלויות סוציאליות עבור מנהלת משרד או עוזרת אישית עומד על בין 15,000 ל-25,000 שקלים בחודש! לא כולל פרמיות או תוספות שימור למיניהן. במיקור חוץ תשלם עשירית ממה שתשלם בהעסקה!

4. התאמה אישית להיקף העבודה שהעסק צריך. במיקור חוץ לא תשלם על זמן בטלה סמויה – תשלם רק עבור זמן עבודה בפועל. עם זאת, תמשיך לקבל זמינות לאורך כל שעות היום.

5. תוריד מעצמך את ההתעסקות בשרשרת גיוס מטישה, באיתור העובד הנכון, ראיון, בדיקת התאמה ועוד. בשירותי משרד במיקור חוץ, תקבל את העוזרת האישית שלך "על מוכן" !

6. אין יותר "הוא אכל לי" "הוא שתה לי"! עוזרת אישית מרחוק לא תלאה אותך ב"כואבת לי היום הבטן". היחסים הם ענייניים וממוקדי מטרה.

הקידמה כבר כאן! כל מה שנותר לנו, בעלי העסקים, זה לשנות את הגישה המסורתית שאנו מורגלים אליה ולהבין דבר פשוט, היום הכול יכול להיעשות מרחוק! אין שום צורך אמיתי שהעוזרת אישית או מנהלת המשרד תשב צמוד אלי פיזית. היא יכולה לשבת בכל מקום אחר, הטכנולוגיה מאפשרת לנו לעבוד מרחוק באופן יעיל! אז למה לא לחסוך כל כך הרבה כסף?

את הכסף שתחסכו תוכלו להשקיע בקידום העסק ולהביאו לצמיחה משמעותית.

יש לך עוד שאלות לשאול אותנו? אנחנו פה בשבילך

09-7711235

Info@asamat-ehut.co.il www.asamat-ehut.co.il

השמת איכות | שירותי משרד מצטיינים לעסקים צומחים

© 2015 כל הזכויות שמורות להשמת איכות